Rejoignez Event Yaoi pour la Y/CON 8 !

Vous souhaitez vous engager dans une merveilleuse aventure ? Que vous ayez ou non de l’expérience, vous pouvez venir grossir les rangs d’Event Yaoi. La seule condition pour nous rejoindre : être motivé et avoir plus de 16 ans.

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Animation  ·  Billetterie  ·  Communication  ·  Exposants  ·  Logistique  ·  Partenariats  ·  Programmation  ·  Ressources humaines  ·  Trésorerie

 

ANIMATION

       – Cosplay
L’équipe animations cosplay se charge de les planifier dans la programmation de l’événement. Pendant la convention, elle cherche des cosplayeurs volontaires pour monter sur scène. Elle commente et anime le défilé et le show cosplay.

       – Animations en continu et fil rouge
L’équipe est en charge de la création et de l’organisation des animations qui ont lieu tout au long de la convention. Pour rejoindre cette équipe, il faut être créatif, inventif et organisé.

 

EXPOSANTS

Le pôle exposants est en charge des exposants professionnels, indépendants et de restauration en amont et pendant la Y/CON. Ce sont des postes à responsabilités qui demandent de l’organisation et une aisance relationnelle, car vous serez directement en contact avec les stands.
Le pôle est une équipe qui travaille avec trois secteurs d’exposants.

       – Exposants artistes indépendants
Le responsable des exposants artistes indépendants est en charge de leur inscription et de leur suivi ensuite. Il répond à leurs questions et s’occupe également des options des stands (emplacement et matériel demandé).
Lors de la convention, le responsable s’assure du bon déroulement de leur installation, puis veille à ce que tout se passe bien pour les stands artistes indépendants les deux jours.
Il travaille en collaboration avec les autres responsables du pôle exposants.

       – Exposants professionnels
Le responsable des exposants professionnels veille à leur inscription, à l’installation et au choix de leur stand. Vous répondez aux questions des exposants en amont de la convention. Pendant, vous vérifiez que leur installation se déroule bien (montage de stand, livraison de leur stock). Le responsable des exposants professionnels collabore avec les autres responsables du pôle.

       – Exposants restauration
Le responsable des exposants restauration, démarche les stands en amont de la convention, veille à leur inscription et à leur bonne installation pendant le salon. Pour ce poste, il faut prendre en compte les spécificités de ces stands qui demandent plus d’aménagement. Le responsable des exposants restauration collabore avec les autres responsables.

 

PROGRAMMATION

       – Chauffeurs
Le responsable chauffeurs gère les conducteurs prenant en charge les déplacements des invités. Le responsable doit coordonner les plannings des invités avec celui des chauffeurs bénévoles : beaucoup de tableaux en perspectives. Pendant le salon, le responsable chauffeurs supervise son équipe et veille à ce que le planning soit respecté.

       – Dédicaces
L’équipe dédicaces a pour mission de préparer et d’organiser les séances de dédicaces pendant la Y/CON. Pour cela, leur travail se divise en trois parties. La première : contacter les artistes qui sont précédemment venus à la Y/CON en dédicaces et en proposer de nouveaux. Une autre partie se fait en partenariat avec YBY Éditions pour contacter les artistes qui y sont édités. Enfin, il faut travailler de concert avec l’équipe réception de la Y/CON pour prévoir le planning des dédicaces des invités et des intervenants. Durant l’événement, l’équipe se charge de veiller au bon déroulement des séances de dédicaces, au respect du planning, à la gestion des files. Ce poste nécessite de faire preuve de beaucoup de relationnel et d’une communication attentive avant et pendant l’événement.

       – Dîner
Ce poste vise à l’organisation du grand dîner du samedi soir, qui regroupe les membres de l’association et les invités présents. Prendre en charge cette mission demande un grand sens de l’organisation, car il faut trouver et réserver un restaurant qui peut accueillir beaucoup de personnes, avec des options végétariennes. Cette mission comprend également la gestion du plan de table et l’inscription des personnes présentes.

       – Jeux vidéos
L’équipe jeux vidéo s’occupe de la programmation vidéoludique de la Y/CON. Le poste consiste donc à faire la sélection de jeux vidéo en rapport avec le thème de notre événement et à contacter les ayants-droits pour que nous puissions les présenter. Une fois les jeux sélectionnés, l’équipe se charge de les tester et de prévoir le matériel pour l’événement. Pour ce poste, il faut savoir parler anglais (beaucoup de jeux n’étant pas disponibles en français) et avoir de l’intérêt pour le monde du virtuel.

       – Modérateurs
Les modérateurs supervisent et animent les interventions des invités et intervenants dans les ateliers et sur scène. Les modérateurs préparent également le contenu des activités, ce qui se fait en collaboration avec les équipes table rondes et ateliers, les interprètes, les invités et les intervenants. Ils sont supervisés par le secteur qui met en place les table rondes, conférences et ateliers de la Y/CON. Sur place, ils modèrent bien sûr leur atelier ou table ronde et doivent donc être à l’aise en public et réceptifs aux interactions sociales.

       – Projections
L’équipe projections s’occupe de la programmation audiovisuelle de la Y/CON. Le poste consiste à faire une sélection la plus diversifiée possible en rapport avec le thème de notre événement et à contacter les ayants-droits pour que nous puissions les présenter. L’équipe est également en charge d’assurer la bonne réception des fichiers de projection. Pendant l’événement, l’équipe projection est assistée de bénévoles pour veiller au bon déroulement des projections et à la bonne installation du matériel. Les spécificités du poste sont : parler anglais et être familier avec les contenus audiovisuels autour des homo-fictions.

       – Réception
L’équipe réception est en relation directe avec les invités et les intervenants (IN). Le pôle rentre en contact avec les IN pour les inviter à la convention. L’équipe veille au confort des IN et s’occupe de leur planning avant et durant la convention : déplacement, hébergement, repas, interventions, ateliers, dédicaces, repos, etc. Ce poste demande beaucoup de relationnel et une maîtrise de l’anglais. Toutefois, nous avons aussi des invités et intervenants francophones, aussi, l’anglais n’est pas obligatoire pour faire partie de l’équipe.

       – Gestion des tables rondes, conférences et ateliers
L’équipe s’occupe de la programmation des conférences et ateliers, ainsi que de la supervision des modérateurs. Elle commence l’année par un brainstorming sur les potentiels sujets et activités à aborder pendant la convention. Le programme est validé par l’ensemble de l’association ainsi qu’avec les invités. L’équipe et les modérateurs confectionnent les présentations et autres supports pour les interventions. Pour ce poste, il faut avoir une bonne connaissance des milieux de fans de la convention et une bonne organisation.

 

LOGISTIQUE

       – Catering
L’équipe s’occupe de la gestion des besoins alimentaires et de l’espace restauration de l’équipe d’Event Yaoi et des bénévoles lors de la Y/CON. Le poste consiste tout d’abord à faire un état des lieux du nombre de personnes à nourrir (staffs et partenaires), puis à établir un menu en démarchant des partenaires alimentaire (si besoin) et le budget prévisionnel. Ce poste demande de savoir tenir un espace et de s’assurer de sa propreté, ainsi qu’une bonne gestion du stress.

       – Décoration
L’équipe est garante de la gestion de la décoration des salles de la Y/CON en fonction du thème de l’année. Dans un premier temps, le poste consiste à rechercher des idées de décorations pour les présenter au reste de l’association. Ensuite, l’équipe décoration sera chargée des achats et de l’installation de cette décoration. Ce poste demande d’être créatif et disponible durant le salon.

       – Fournitures et matériel
L’équipe est en lien avec tous les autres pôles. Elle s’occupe d’établir les devis auprès des fournisseur, mais aussi de la gestion et la supervision des livraisons et de la reprise après la convention. Elle est aussi en charge de l’installation, du montage ainsi que du bon fonctionnement de la convention. Elle s’occupe de la répartition du matériel et communique avec le reste des pôles pour vérifier leur besoins. Pour ce poste, il faut s’assurer d’être présent à la convention, aimer le relationnel, être organisé et maîtriser les fichiers Excel.

       – Scène et espaces
L’équipe sera chargée de la gestion des espaces scéniques en amont et sur place, en lien avec l’équipe Programmation. Le poste consiste, tout d’abord, à recueillir les besoins en logistique. Puis il s’agit de s’occuper de l’achat, de la réception et de l’installation du matériel. Lors du salon, il faudra s’assurer de la gestion des espaces sur place. À la fin de l’événement, il faudra veiller à la bonne désinstallation du matériel. Pour ce poste, les qualité requises sont le sens de l’organisation, la rigueure et la réactivité. Il faut également être à l’aise avec le matériel numérique.

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